Tapahtumajärjestäjän käsikirja
Vaasassa ja varsinkin Seinäjoella järjestetään paljon erilaisia tapahtumia esimerkiksi festareita, lasten tapahtumia sekä urheilutapahtumia. Mutta mikä tekee tapahtumasta hyvän ja asiakkaalle mieluisan? Ja mikä tekee tapahtumasta käymisen arvoisen sekä ikimuistoisen asiakkaalle? Mielestäni tähän on olemassa yksinkertainen ja helppo vastaus, mutta tämä ei valitettavasti toteudu käytännössä itse tapahtumassa. Laadin pienimuotoisen tapahtumajärjestäjän käsikirjan jossa käsittelen tärkeimpiä pointteja tapahtumajärjestykseen liittyen. Mennäänpä suoraan asiaan, kerron esimerkin avulla, kuinka tapahtuma pitäisi järjestää niin, että ihmiset tulisivat myös seuraavana vuonna uudestaan nauttimaan tapahtumasta.
Tapahtuman järjestämisen ABC
Kartoitus: Tämä on tärkein tehtävä, kun olet miettimässä tapahtuman järjestämistä. On syytä miettiä tarkaan, että onko kyseiselle tapahtumalle oikeasti kysyntään? ovatko asiakkaat kiinnostuneita kyseisenlaisesta tapahtumasta, eli onko sielä OIKEASTI asiakkaita kiinnostavia juttuja? Ovatko asiakkaat valmiita jopa maksamaan tapahtumasta? Miten erotutaan alueen muista tapahtumista? Mikä on kohderyhmä? Nämä asiat on syytä miettiä valmiiksi jo tapahtuman suunnitteluvaiheessa.
Budjetti: Millä rahalla tapahtuma järjestetään. Onko tapahtumajärjestäjällä itsellään rahaa tapahtuman järjestyskustannuksiin? Onko yhteistyökumppaneita? Lähtisikö joku kenties sponsoroimaan tapahtumaa? Voiko tapahtuman järjestämiseen saada avustusrahaa? Nämä kaikki seikat on syytä miettiä huolella läpi.
Markkinointi: Markkinointi täytyy kohdistaa oikealle asiakasryhmälle, mutta nämä asiakasryhmät täytyy tietysti ensin miettiä valmiiksi. Vain tällöin löytyvät oikeat kanavat kohdistettuun markkinointiin. Markkinointia täytyy tehdä määrätietoisesti ennen tapahtuman järjestämistä, eikä vain luottaa siihen että asiakkaat löytävät tapahtuman sattumalta.
Tapahtuman järjestäjänä voi toimia esimerkiksi yritys, mutta yritys tarvitsee joko yhteistyökumppaneita tai sponsoreita, koska tapahtumaa ei järjestetä tyhjästä. Jos tapahtuman järjestää yhdistys tai seura, tarvitsevat he yleensä sponsoreita rahoittamaan tapahtumaa, jotta voivat ylipäätään sellaisen järjestää. Tapahtumat järjestetään yleensä kökkävoimin ja usein myös oman päivätyön ohella. Tämä taas tarkoittaa sitä, että ihmisten aika on rajallista, mutta valitettavasti hyvän tapahtuman suunnitteluun ja järjestämiseen menee aikaa ja vaivaa todella paljon. Tämä asia kyllä näkyy, jos tapahtuma on toteutettu liian nopealla aikataululla ja vähällä panostuksella. Tämän huomaa tapahtumassa hyvin esimerkiksi sillä tavalla, että tapahtumaa ei ole suunniteltu tarpeeksi asiakaslähtöisesti. Täytyy muistaa, että ne pikkuasiat vaikuttavat suuresti positiiviseen asiakaskokemukseen. Asiakkaat äänestävät jaloillaan, halusimme tai emme!
Kun tapahtuma menee pieleen
Jos tapahtumaa ei ole lähdetty miettimään asiakaslähtöisesti, se valitettavasti näkyy. Otetaanpa käsittelyyn esimerkiksi vuosi sitten järjestetty tapahtuma, jossa kävimme ystäväni kanssa. Tapahtumaa oli markkinoitu kohtalaisen hyvin mutta toteutus oli sensijaan todella kehno.
Saavuimme tapahtumaan pari tuntia tapahtuman alkamisen jälkeen. Tapahtuma järjestettiin sisätiloissa, joten jonotimme sisälle yli puoli tuntia vesisateessa taivasalla, sillä tapahtumassa oli vain yksi sisäänkäynti avoinna, eikä missään muuten ollut opasteita sisäänkäynnistä. Narikka oli heti sisääntulon jälkeen ja arvatenkin se oli ihan tukossa, sillä porukka pysähtyi yhteen sumppuun narikan eteen. Itse tapahtuma-alue oli jaettu epämääräisesti ”vip alueeksi” sekä ”tavalliseksi” alueeksi. Olimme ostaneet tavalliset liput mutta päädyimme vahingossa vip alueelle, sillä kukaan ei neuvonut meitä sen kummemmin sisääntulon yhteydessä. Pääsimme kuitenkin alueelle sisään ja totesimme, että tapahtuma alueella oli vain yksi baaritiski käytössä ja sekin oli ihan tukossa. Ravintola-alan ammattilaisena huomasin heti baaritiskille jonottaessa, että työntekijöitä ei ollut perehdytetty toimintaan kiireisessä tilanteessa ollenkaan ja palvelu oli todella hidasta johtuen tästä seikasta. Saimme juomamme kuitenkin tunnin jonottamisen ja parin kiilauksen jälkeen.
Mikä tässä tapahtumassa siis meni pieleen? Tapahtumajärjestäjä ei ollut yksinkertaisesti suunnitellut tapahtumaa tarpeeksi asiakaslähtöisesti. Jos se olisi toteutettu asiakasta oikeasti ajatellen sekä asiakkaan ostopolkua miettien, sisäänkäyntejä olisi ollut ainakin kaksi, toinen jo lipun ostaneille ja toinen liputtomille asiakkaille. Näin ollen jo lippunsa ostaneiden ei tarvitse jonottaa turhaan. Narikkoja olisi ollut myös enemmän kuten myös baaritiskejä. Vaikka baaritiskejä olisi ollut muutama enemmän, niin se ei olisi pelastanut huonoa asiakaskokemusta. Asiakas ei ole tyhmä ja huomaa kyllä jos työntekijöitä ei ole opastettu työhön kunnolla, koska tämä näkyy asiakkaalle mm. hitautena ja työntekijän epävarmuutena. On siis olemassa vain kahdenlaisia tapoja järjestää tapahtumia: Niitä järjestetään joko asiakaslähtöisesti, tai sitten ei. Kumman kannalla sinä olet?
Muista kohderyhmäsi!
Hyvän tapahtuman ykkösasiana on aina tapahtuman mainostaminen ja esiintuominen. Jos kukaan ei tiedä tapahtumasta miten siihen voi osallistua? Varsinkin Vaasassa on usein valitettavasti se ongelma, että tapahtumia järjestetään kyllä, mutta kukaan ei tiedä niistä. Toki asiakas voi ottaa tapahtumista itse selvää, mutta mistä hän tietää hakea tietoa tapahtumista joiden kohderyhmään ei tiedä edes kuuluvansa? Mielestäni tämä vastuu kuuluu täysin tapahtumajärjestäjälle ja jos tapahtumajärjestäjä on oikeasti miettinyt kohderyhmänsä, niin tietää hän myös miten tavoittaa kyseisen kohderyhmän asiakkaat. Mainostamisen muotoon ja kanavaan vaikuttaa siis se asiakasryhmä jota tapahtumanjärjestäjä tavoittelee.
Onnistunut tapahtuma toteutetaan aina asiakaslähtöisesti. Asiakaslähtöinen tapahtumatuotanto pitää sisällään kokonaisvaltaisen tapahtumasuunnittelun ja tuotannon, asiakas- ja käyttäjälähtöisen konseptoinnin, sekä tapahtumien nykyaikaisen ja oikean kohderyhmän tavoittavan markkinoinnin. Asiakaslähtöinen palvelumuotoilu on kokonaisvaltainen ja monialainen kehitysprosessi, jonka tavoitteena on luoda asiakkaalle aidosti merkityksellinen palvelukokemus. Käytännössä tapahtuma järjestetään alusta asti asiakasta kuunnellen ja asiakkaan palvelupolkua seuraten. Sanonta asiakas on ykkönen, pitää kyllä hyvin paikkansa tässäkin tapauksessa. Asiakasta pitää kunnioittaa ja hänelle pitää luoda positiivinen palvelukokemus juuri hänen tarpeitaan ajatellen.